6 pasos para completar tus tareas

Es fundamental desarrollar nuevos hábitos e ir eliminando los malos que llevan con nosotros desde hace muchos años. Un proceso precipita el otro, de modo que en tanto en cuanto practiquemos estos nuevos y saludables hábitos, iremos eliminando paulatinamente aquellos que son causa de nuestra improductividad. He aquí algunos de estos nuevos hábitos en forma de recetas.

1- Prepárate para las Tareas Clave del día
Todos tenemos dos o tres grandes tareas en el día. Puede ser escribir un artículo, completar una presentación para un potencial cliente o una reunión de estrategia con tu departamento. Ya antes de llegar a tu trabajo, y si es posible desde el día anterior, es muy importante que las tengamos identificadas. Su importancia y repercusión en nuestra actividad harán que nos preparemos y nos predispondrá para hacerlas adecuadamente.

2- Concéntrate en terminar antes de empezar
Tenemos una tendencia natural a disgregarnos, a dispersarnos en varias actividades y somos muy propensos a empezar una tarea dejando a medias otra. Siempre que sea posible, concéntrate en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado, no intentes empezar otra nueva. Piensa que te será mucho más fácil hacerlo ahora que “reenganchar” después, cuando tu atención y energía estarán a otros niveles y bajo otras circunstancias. No mires a la lista de tareas que tienes al lado, completa la tarea que has empezado ahora. La Productividad se reduce a elegir aquello que de verdad va a tener un impacto positivo y duradero y poner lo mejor de ti en ello.

3- Elimina la multitarea a toda costa
No es tan fácil combatirla, precisamente por la innata predisposición a dispersarnos que mencionaba antes.
He aquí tres sencillos trucos para eliminarla:
• Completa la tarea con pasos pequeños, no intentes hacerlo todo a la vez.
• Ciérrale el paso a las distracciones externas y a las de Internet.
• Recuérdate, durante la tarea, la importancia y valor de terminarla.

4- Valora la importancia de la tarea
El último punto de la anterior lista es esencial. Antes de hacer una tarea, ya sea esencial, importante, repetitiva, pesada o monótona, piensa durante unos segundos la importancia real de hacerla y su verdadero significado. Eso te ayudará a enfocar la tarea en su justa medida:
• Si es una tarea importante, te predispondrá para dar lo mejor de ti y mantendrá el nivel de pasión y atención durante su ejecución.
• Si es una tarea insignificante te ayudará a reducir el tiempo y energías que pones en ella.

5- Recopila todo el material antes de empezar
Es muy frecuente que, a mitad de una tarea, nos damos cuenta que nos falta un documento, una información, unos gráficos… El tener que “parar” y pedirlo o entrar en Internet a buscarlo rompe por completo tu ritmo de trabajo y es pasaporte directo a la interrupción de esa tarea. Antes de comenzar una tarea importante asegúrate que tienes bien a mano todo lo que vas a necesitar para completarla.

6- Haz frecuentes descansos entre tareas
Los descansos entre tareas son totalmente necesarios, sirven para refrescar los “ciclos de nuestra mente”, ayudarnos a cambiar de actividad con eficacia, reprogramar los niveles de atención y recargar las baterías internas que vamos vaciando en cada tarea. Piensa también en ese descanso como una recompensa por la tarea bien hecha y terminada. Levántate, muévete, camina, sal fuera si puedes y “que te de el sol” o el aire. Si no la has experimentado antes, esta solución es de una simpleza brutal… pero tiene unos resultados francamente buenos.

Autor: Berto Pena
Fecha publicación: 3 junio de 2009
Fotografía original: http://www.flickr.com/photos/toniblay/52445415/
URL original: http://thinkwasabi.com/2009/06/pasos-exito-tareas/